Podstawy prawne

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

Podstawy prawne zarządzania dokumentacją określone zostały w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2016 poz. 1506) oraz w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743).

 Obowiązek przechowywania dokumentacji wynika z art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przez te organy i jednostki przechowywana. Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne, tzn. mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego. Pozostała dokumentacja, zwana dokumentacją niearchiwalną, jest przechowywana przez okres określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Po upływie okresu przechowywania może zostać zniszczona, pod warunkiem uznania przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową. Brakowanie odbywa się za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego.

Dokumentacja powinna mieć zapewnioną odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Zobowiązanie to spoczywa na organach państwowych i organach samorządu terytorialnego oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, w których dokumentacja powstała, została do nich nadesłana i złożona. Obowiązek zabezpieczenia dokumentacji określony został w art. 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zadania, o których mowa, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Sposób postępowania z dokumentacją powinny definiować:

  • instrukcja kancelaryjna określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
  • jednolity rzeczowy wykaz akt określający sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji,
  • instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym/ składnicy akt.

Przepisy, o których mowa, wprowadzają organy i kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub upoważnionym dyrektorem właściwego archiwum państwowego. Instrukcję kancelaryjną, rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy określa Prezes Rady Ministrów w drodze rozporządzenia.

Art. 33 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje, że archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Jednostki, o których mowa, ustala:

  • w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;
  • w odniesieniu do innych jednostek – dyrektor właściwego archiwum państwowego.

W innych państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych powstałą w nich i powstającą dokumentację, która nie ma już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt (art. 36).

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-06-29
Data publikacji:2015-06-29
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:1785